Você percebe no ônibus, ou na saída do restaurante, ou às três da manhã quando acorda e a mesa de cabeceira está vazia. O celular sumiu. E dentro dele estão as conversas de WhatsApp com onze pacientes, a agenda com nome e horário de todo mundo, as fotos das anotações que você tirou depois da última sessão de sexta.
O primeiro pensamento é o bloqueio da linha. O segundo, uns dez minutos depois, é pior: e o sigilo?
A partir daí a maioria dos textos brasileiros trata o que vem em seguida como um assunto só — "avise o CRP, avise o paciente". São três obrigações diferentes, com origens diferentes e relógios diferentes. Uma delas tem prazo em dias úteis, e é justamente a que quase ninguém sabe que se aplica a consultório de uma pessoa só.
Resposta rápida: três coisas disparam ao mesmo tempo. CRP: boletim de ocorrência, comunicar as pessoas atendidas e comunicar o Conselho Regional com o comprovante do BO — orientação dos conselhos, sem prazo normativo. ANPD: se o incidente for de risco relevante pelo art. 5º da Resolução CD/ANPD nº 15/2024, você comunica a ANPD e o titular em três dias úteis, contados em dobro porque você é agente de tratamento de pequeno porte — ou seja, seis. Guarda: se o que sumiu era a única cópia, o prazo mínimo de cinco anos do art. 4º da Resolução CFP nº 001/2009 não deixa de correr por causa disso.
Este texto descreve o que as normas dizem e em que ordem elas correm. Não é orientação jurídica e não substitui a consulta ao CRP da sua região, que existe exatamente para o caso concreto.
As primeiras horas: o que fazer antes de decidir qualquer coisa
Antes de qualquer comunicação, existe uma janela curta em que dá para reduzir o tamanho do problema. Ela vale por si, e também porque tudo o que você fizer aqui entra depois nas comunicações como "medidas de mitigação".
Bloqueie o acesso, não só a linha. Bloquear o chip impede ligações e SMS. Não impede que quem está com o aparelho abra o WhatsApp em Wi-Fi. Desconecte a sessão do WhatsApp pelo aplicativo em outro aparelho, saia da conta do Google ou da Apple, revogue as sessões ativas dos serviços em que você guarda alguma coisa de trabalho — e-mail, drive, sistema de gestão. Isso é mais urgente do que o boletim.
Troque as senhas dos serviços que estavam logados. Comece pelo e-mail, porque ele é a chave de recuperação de todo o resto.
Tente o apagamento remoto, se o aparelho tiver a função ativada e ainda aparecer online. Se não funcionar, não é o fim do mundo: você registra que tentou.
Registre o boletim de ocorrência. Na maior parte dos estados dá para fazer online, e o comprovante é o documento que sustenta as duas comunicações seguintes.
Anote a linha do tempo enquanto ela está fresca. Que horas você viu o aparelho pela última vez, que horas percebeu, o que exatamente estava acessível ali, quantas pessoas atendidas aparecem nesses dados, o que você fez e a que horas. Você vai precisar desses números literais — e daqui a três dias a memória já não os tem.
Relógio 1 — o CRP
A orientação é a mesma nos conselhos regionais, e ela tem três passos.
O CRP-MG, nas perguntas frequentes, descreve assim: registrar boletim de ocorrência sobre o fato, informar as pessoas usuárias do serviço sobre o ocorrido e informar o CRP por e-mail, anexando o comprovante do boletim.
O CRP-PR, na orientação sobre extravio, perda ou roubo de documentos, acrescenta um quarto passo que costuma passar batido: tentar reconstruir os documentos, considerando o que a memória alcança. Não é reescrever a sessão como se você tivesse os originais. É registrar, com a data de hoje e dizendo que é uma reconstrução, o que você consegue recuperar do que existia — e o registro do próprio incidente vira parte do prontuário daquele paciente.
Três observações que mudam a execução:
Não existe prazo normativo aqui. Isso não é permissão para adiar. É só a informação de que o número que aparece adiante — os dias úteis — vem da ANPD, não do CFP. Se você encontrar um texto dizendo "você tem X dias para avisar o CRP", desconfie do texto.
O e-mail é o do CRP da sua região. Cada regional tem o seu, e o endereço muda. Procure no site do seu conselho antes de mandar.
A comunicação às pessoas atendidas vale mesmo quando o CRP não é acionado. Ela não é a mesma coisa que a comunicação ao titular exigida pela ANPD, embora as duas possam sair na mesma mensagem — e a da ANPD tem conteúdo mínimo, que você vê logo abaixo.
Relógio 2 — a ANPD, e o prazo que quase ninguém sabe que é seu
Dado de saúde é dado pessoal sensível pela LGPD, e um incidente de segurança com dado sensível aciona um procedimento com prazo contado. É a única das três obrigações com número de dias.
Primeiro o teste, depois o prazo
Nem todo incidente precisa ser comunicado. O art. 5º da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 define o incidente que pode acarretar risco ou dano relevante como aquele que afeta significativamente interesses e direitos fundamentais dos titulares e, cumulativamente, envolve ao menos um critério de uma lista — dados sensíveis, dados de crianças, adolescentes ou idosos, dados financeiros, dados de autenticação, dados protegidos por sigilo legal ou contratual, ou dados em larga escala.
São duas condições que precisam existir juntas. O seu caso quase sempre marca a segunda com folga — evolução de sessão é dado de saúde, é sensível e é protegida por sigilo profissional. A primeira é a avaliação que cabe a você, como controladora dos dados: o que estava acessível afeta significativamente os direitos daquelas pessoas?
Uma agenda com onze primeiros nomes e horários, num aparelho com biometria e criptografia do sistema, é uma resposta. Uma pasta aberta de fotos de anotações de sessão com nome completo é outra bem diferente. Não é automático nos dois sentidos — nem "dado de saúde, então sempre comunica", nem "não vazou nada, então esquece". É uma avaliação sua, e ela precisa estar escrita.
Você é agente de tratamento de pequeno porte
O art. 2º da Resolução CD/ANPD nº 2/2022 define agentes de tratamento de pequeno porte incluindo, além de microempresas e startups, as pessoas naturais e os entes privados despersonalizados. A exclusão do regulamento é só para o tratamento feito para fins exclusivamente particulares e não econômicos — o que não é o seu caso, porque o seu consultório é atividade econômica. Psicóloga autônoma, atendendo em nome próprio, sem CNPJ: você está dentro.
Três consequências práticas:
| O que a norma dá | Onde está |
|---|---|
| Prazos em dobro para comunicar incidente — três dias úteis viram seis | Art. 14 da Res. CD/ANPD 2/2022, repetido no art. 6º da Res. 15/2024 |
| Dispensa de indicar encarregado, desde que você mantenha um canal de comunicação com os titulares | Art. 11 da Res. CD/ANPD 2/2022 |
| Registro simplificado das operações de tratamento, em modelo fornecido pela ANPD | Art. 9º da Res. CD/ANPD 2/2022 |
O canal de comunicação com o titular, na prática de consultório solo, costuma ser o seu e-mail profissional — o mesmo que já está no contrato de prestação de serviços. Se você atende online, isso provavelmente já está resolvido pelo contrato que o CFP exige antes da primeira sessão.
Os dois destinatários e o que vai em cada um
Se a avaliação do art. 5º concluir por risco relevante, saem duas comunicações.
À ANPD, pelo art. 6º: três dias úteis (seis, no seu caso), contados do conhecimento de que o incidente afetou dados pessoais. O conteúdo mínimo inclui a descrição do incidente, a natureza e a categoria dos dados afetados, o número de titulares atingidos, o total de titulares cujos dados você trata, as medidas de segurança que existiam, os riscos e possíveis impactos, as medidas de reversão ou mitigação, as datas do incidente e do conhecimento e a identificação do controlador. É por isso que a linha do tempo escrita na primeira hora importa tanto.
Ao titular, pelo art. 9º: mesmo prazo, mesma contagem em dobro. A norma pede linguagem simples e de fácil entendimento e comunicação direta e individualizada quando dá para identificar as pessoas — e, num consultório solo, sempre dá. O conteúdo mínimo é parecido: natureza e categoria dos dados afetados, medidas de segurança utilizadas, riscos e possíveis impactos, o motivo da demora se houve demora, as medidas de reversão ou mitigação, a data do conhecimento e um contato para mais informações.
Na prática: uma mensagem individual para cada pessoa atendida, dizendo o que aconteceu, o que exatamente estava ali, o que você já fez e como falar com você. Não vale como comunicado geral no story, nem como um "aconteceu um problema técnico" sem dizer o quê.
O registro fica mesmo quando você não comunica
O art. 10 da Resolução 15/2024 manda o controlador manter registro dos incidentes de segurança inclusive daqueles que não foram comunicados, pelo prazo mínimo de cinco anos contados da data do registro.
Ou seja: se você avaliar e concluir que não houve risco relevante, essa conclusão precisa estar escrita, com a data, com o que você considerou e com o que você fez. Um documento de uma página, guardado com o resto. É o que transforma "achei que não precisava" em uma decisão registrada.
Relógio 3 — a guarda de cinco anos não para porque o aparelho sumiu
O terceiro relógio só dispara se o que sumiu era a única cópia de alguma coisa.
O art. 4º da Resolução CFP nº 001/2009 põe a guarda do registro documental sob a responsabilidade do psicólogo, com período mínimo de cinco anos — ampliável nos casos previstos em lei, por determinação judicial ou quando for necessário mantê-lo por mais tempo. O §2º exige que ele fique em local que garanta sigilo e privacidade e à disposição dos Conselhos.
A norma não abre exceção para aparelho perdido. Ela também não transforma o extravio em infração automática — o que ela faz é manter a obrigação de pé, e é isso que dá sentido ao passo de reconstrução do CRP-PR.
O ponto que decide o tamanho desse relógio é anterior ao incidente: você tinha uma segunda cópia? Se o prontuário mora num sistema com backup e o celular era só o jeito de olhar para ele, esse relógio nem chega a tocar: o que sumiu foi o aparelho, e o registro continua onde estava. Se as evoluções só existiam em fotos na galeria, aí sim. E, sobre o que deve existir no arquivo antes de qualquer acidente, os documentos obrigatórios do consultório são o ponto de partida.
O quadro dos três relógios
| CRP | ANPD | Guarda | |
|---|---|---|---|
| Dispara quando | Houve extravio, perda ou roubo de registro | O incidente é de risco relevante (art. 5º, Res. 15/2024) | O que sumiu era a única cópia |
| Prazo | Sem prazo normativo | 3 dias úteis, em dobro para você: 6 | Prazo contínuo de 5 anos |
| Para quem | CRP da sua região + pessoas atendidas | ANPD + cada titular, individualmente | Ninguém — é obrigação sua |
| O que sustenta | Comprovante do BO | Linha do tempo, categorias de dados, medidas | Reconstrução datada do que dá |
| Fica registrado | No prontuário do paciente | No registro de incidentes, 5 anos, mesmo sem comunicar | No próprio registro documental |
O que dá para arrumar hoje, antes de acontecer
Nada aqui exige comprar coisa nenhuma. Leva menos de uma hora.
- Ative o apagamento remoto no celular e no notebook, e confirme que ele funciona. É a única medida desta lista que age depois do sumiço.
- Tire as fotos de anotação da galeria. É o vazamento mais comum e o mais fácil de eliminar: nome completo, letra legível, sem senha na frente.
- Descubra o e-mail do seu CRP regional e salve. Você não vai querer procurar isso no dia.
- Escreva o canal de comunicação com o titular no contrato. É o que dispensa você de indicar encarregado, pelo art. 11 da Res. 2/2022.
- Deixe um modelo de comunicação ao titular pronto, com os campos do art. 9º em branco. Preencher leva quinze minutos; escrever do zero, com a mão tremendo, leva a tarde inteira.
- Responda uma pergunta: se o seu celular sumir agora, o que existe só nele? Se a resposta não for "nada", você já sabe o que fazer antes de dormir.
- Combine o limite do WhatsApp. Muito do que vaza junto com o aparelho é conversa que nem precisava estar ali — o assunto tem limites que dá para combinar antes.
Onde um sistema ajuda — e onde não ajuda
A diferença é toda de onde o dado mora.
O que nenhum sistema resolve. O WhatsApp continua no aparelho perdido, com as conversas que você teve por lá. A avaliação do art. 5º continua sendo sua. As três comunicações continuam sendo escritas por você. E nenhuma ferramenta coloca você em conformidade com a LGPD, porque conformidade é o que você faz, não o que você contrata.
O que muda de fato. Dado que mora em conta acessada por senha não vira o mesmo incidente que dado que mora no aparelho. Quando o prontuário está numa conta, o aparelho perdido é uma janela para ela, não o arquivo em si: você troca a senha de outro dispositivo e a janela fecha. O registro continua existindo, íntegro, e o relógio da guarda nem chega a tocar. A conversa muda de "perdi as evoluções de onze pessoas" para "alguém pode ter aberto uma tela antes de eu trocar a senha" — que ainda é um incidente, e ainda pede a avaliação, mas com outro tamanho.
Na Plenne, o prontuário eletrônico é por paciente e fica na sua conta, com backup diário; a senha se troca pela recuperação por e-mail, de qualquer dispositivo. A criptografia AES-256 do conteúdo do prontuário está em implementação desde junho de 2026 — é proteção do conteúdo armazenado, não criptografia ponta a ponta, e a Plenne não oferece isso. O consentimento LGPD fica registrado com data no cadastro do paciente, o que ajuda quando você precisa descrever o que trata e de quem. O que continua com você é o julgamento de cada relógio deste artigo.
E se você usa transcrição automática ou apoio de IA em alguma parte do registro, os limites disso são a mesma conversa sobre sigilo, tratada em IA na psicologia: como usar sem ferir ética e sigilo.
Leia também
- Pediram seu prontuário: o que entregar ao paciente, ao advogado e ao juiz — quando a divulgação é pedida, e não acidental.
- IA na Psicologia: como usar sem ferir ética e sigilo — onde os dados podem entrar antes de existir incidente.
- 5 Documentos Obrigatórios no Consultório de Psicologia (CRP) — o que precisa existir no arquivo, e por quanto tempo.
- Atendimento online: o contrato que o CFP exige antes da primeira sessão — onde o canal de comunicação com o titular já cabe.
Para fechar
O susto faz parecer que é uma emergência só. São três, e elas não competem entre si — cada uma tem um destinatário e um relógio.
Nas primeiras horas: fechar acessos, trocar senhas, registrar o BO, escrever a linha do tempo. Depois: avaliar o risco relevante pelo art. 5º, e ou comunicar em seis dias úteis, ou registrar por escrito por que não. Em paralelo: avisar as pessoas atendidas, avisar o CRP com o comprovante e reconstruir o que a memória alcança.
Se essas três frases estiverem claras antes de acontecer, o pior dia continua sendo ruim — mas deixa de ser um dia em que você também não sabe o que fazer.
Se quiser ver a parte que tira o arquivo de dentro do aparelho — prontuário por paciente na sua conta, com backup diário —, o teste grátis de 7 dias da Plenne não pede cartão.
Fontes consultadas em 07/09/2026: Resolução CD/ANPD nº 15/2024 (arts. 5º, 6º, 9º e 10), texto na íntegra em LegisWeb · Resolução CD/ANPD nº 2/2022 (arts. 2º, 9º, 11 e 14), portal da ANPD · Resolução CFP nº 001/2009, art. 4º e parágrafos, texto na íntegra em LegisWeb · CRP-MG — Perguntas Frequentes, orientação sobre perda, furto ou roubo de arquivos psicológicos · CRP-PR — Extravio, Perda ou Roubo de Documentos · CFP — Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (2025) · Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 5º, II, e art. 48.