Você decidiu que o caderno não dá mais conta. A agenda já está num aplicativo, a evolução ainda está na pasta de elástico, e a ideia de trocar de sistema esbarra sempre na mesma pergunta: e as dezenas de pastas que já existem?
Por trás dela costumam vir duas outras. "Vou ter que passar todos os prontuários a limpo?" e "Posso escanear tudo e liberar o armário?". As duas têm resposta curta, e nenhuma delas é a que dá mais trabalho.
Resposta rápida: você não precisa copiar nada para o sistema novo. O papel continua sendo o registro original daquele período e mantém o próprio prazo de guarda: no mínimo 5 anos pelo CFP, mais em alguns casos. Escanear ajuda a encontrar as coisas, mas não substitui o original. O atendimento novo começa no sistema a partir de uma data de corte anotada em cada prontuário ativo.
Este texto resume o que dizem a Lei 13.787/2018, a Resolução CFP nº 001/2009 e o Manual Orientativo do CFP. Não é orientação jurídica. No caso concreto, a referência é o CRP da sua região.
Preciso copiar os prontuários antigos para o sistema novo?
Não. Nenhuma norma do CFP pede que o registro feito em papel seja transcrito para o meio digital quando você muda de ferramenta.
A Resolução CFP nº 001/2009 (com a redação da 05/2010) diz, no art. 1º, §1º, que o registro documental pode ser feito em papel ou de forma informatizada, e que é sigiloso. O Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, publicado pelo CFP em 2025, repete isso e coloca as duas formas lado a lado: o papel é barato e tem validade jurídica já reconhecida, mas corre mais risco de adulteração, ilegibilidade e perda; o informatizado dá controle de acesso por senha e atualização em tempo real, mas custa dinheiro e obriga você a verificar a segurança oferecida pela empresa.
Nenhuma das duas é "a certa". O que muda é a partir de quando você usa cada uma.
Na prática, o prontuário de um paciente que continua em atendimento passa a existir em dois suportes: as folhas antigas na pasta e as evoluções novas no sistema. É o mesmo registro, dividido por uma data. Copiar à mão o que já está no papel não acrescenta nada à validade dele e ainda abre espaço para erro de transcrição.
Uma ressalva: copiar não é proibido. Se para um caso específico for útil ter um resumo do histórico no sistema, você pode escrever esse resumo como um registro novo, datado de hoje, dizendo que é um resumo do prontuário em papel. O que não faz sentido é reescrever as sessões antigas como se tivessem sido registradas no sistema.
Posso escanear o papel e jogar o original fora?
Aqui a resposta é mais longa, porque existe uma lei específica sobre isso.
A Lei nº 13.787/2018 trata da digitalização de prontuário de paciente. Ela não proíbe destruir o papel, mas coloca condições que um consultório de uma pessoa só dificilmente cumpre:
| O que a lei exige | Onde está |
|---|---|
| Digitalização que garanta integridade, autenticidade e confidencialidade, reproduzindo todas as informações do original | Art. 2º, caput e §1º |
| Uso de certificado digital ICP-Brasil "ou outro padrão legalmente aceito" | Art. 2º, §2º |
| Seguir os requisitos de regulamento | Art. 2º, §3º, e art. 4º, parágrafo único |
| Destruição do original só depois da análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários, criada especificamente para isso, que confirma a integridade das cópias e aprova a eliminação | Art. 3º e §1º |
| A cópia digitalizada só tem o mesmo valor de prova do original quando tudo isso foi seguido | Art. 5º |
Foto do celular ou scanner de mesa, sem certificado e sem comissão, gera uma cópia de consulta. Ela é útil para achar uma informação rápido, mas não tem, pela lei, o valor do documento que a originou. Se você destruir o papel, o que sobra é essa cópia.
Por isso, para quem atende sozinho, o caminho seguro é guardar o original. Escanear pode ajudar no dia a dia, e o papel continua no armário com chave até o fim do prazo de guarda.
Se o volume de papel virar um problema real de espaço, essa é uma conversa para ter com o CRP da sua região antes de qualquer descarte, e não depois.
Por quanto tempo guardo cada pilha: 5 ou 20 anos?
Esta é a parte em que os textos da internet mais se contradizem, e a contradição tem origem: existem duas regras, de fontes diferentes.
A regra do CFP: no mínimo 5 anos. O art. 4º da Resolução CFP nº 001/2009 põe a guarda sob responsabilidade da psicóloga, pelo período mínimo de 5 anos, que pode ser ampliado por lei, por determinação judicial ou quando houver necessidade específica. O registro precisa ficar em local que preserve o sigilo e à disposição dos Conselhos. O Manual Orientativo conta esses 5 anos a partir do último registro.
A regra da Lei 13.787/2018: 20 anos para prontuários em saúde. O art. 6º diz que prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados depois de no mínimo 20 anos do último registro. O manual do CFP liga esse prazo aos "prontuários em saúde" e, no capítulo sobre guarda, aos "estabelecimentos que prestam serviços em saúde".
O manual não traça com precisão onde termina um caso e começa o outro para quem atende em consultório particular. Então não dá para afirmar que 20 anos é obrigatório para toda psicóloga autônoma, nem que 5 anos encerram a questão. Guardar por mais tempo é a escolha cautelosa: o custo é espaço no armário, e o risco de descartar cedo é ficar sem o registro quando alguém precisar dele.
Crianças e adolescentes têm outra conta. O manual diz que 5 anos não devem ser o parâmetro para esse público. Ele cita o prazo de 10 anos do Código Civil (art. 205), a prescrição que pode chegar a 20 anos no Código Penal (art. 109, I) e o ECA, interpretado como pedindo a preservação das informações pelo menos até a pessoa completar 18 anos, quando passam a valer os demais prazos.
Agora, aplicado à mudança para o digital:
| Pilha | Quando o prazo começa | O que fazer |
|---|---|---|
| Pacientes que já tiveram alta ou interromperam | No último registro feito no papel | Arquivar fechado, com o ano do último registro na etiqueta |
| Pacientes que continuam no sistema | O prontuário segue vivo no sistema; o último registro agora é digital | Tratar papel e sistema como um só prontuário. A pasta antiga não "vence" antes do registro novo |
| Crianças e adolescentes (atendidos agora ou antes) | Pelo menos até os 18 anos, e então os demais prazos | Separar e marcar na etiqueta |
A segunda linha é a leitura mais segura, e a que costuma passar despercebida: enquanto o atendimento continua, a pasta antiga faz parte de um prontuário que ainda está sendo escrito.
E quando o prazo terminar?
A Lei 13.787 prevê duas saídas: eliminar, de um jeito que preserve a intimidade do paciente e o sigilo (art. 6º, §3º), ou devolver o prontuário ao paciente (art. 6º, §2º). Para papel, eliminar com sigilo significa fragmentar, e não jogar a pasta no lixo reciclável do prédio.
O que escrevo no dia em que troco?
A data de corte é o que amarra os dois suportes. Sem ela, daqui a três anos ninguém (você inclusive) sabe se a pasta está completa ou se falta alguma coisa.
Uma sugestão de prática, que não vem de norma nenhuma, mas resolve o problema:
No papel, na última folha de cada paciente ativo, uma nota datada e assinada:
"A partir de 03/11/2026, os registros deste atendimento passam a ser feitos em prontuário eletrônico. Os registros anteriores permanecem neste prontuário em papel, arquivado em [local]."
No sistema, no primeiro registro do mesmo paciente, a nota espelhada:
"Atendimento em curso desde [mês/ano]. Registros até 02/11/2026 em prontuário em papel, arquivado em [local]."
Duas frases, uma de cada lado. Quem pegar qualquer uma das partes sabe que existe a outra e onde ela está.
Mais três cuidados para o mesmo dia:
- Escolha uma data, não uma semana. Uma sessão registrada no caderno depois do corte cria um buraco difícil de explicar numa fiscalização.
- Não leve as pastas para casa "para escanear com calma". O manual do CFP lista o transporte frequente do material como um dos riscos de perda do papel.
- Conte ao paciente. O manual considera boa prática informar a pessoa atendida sobre os recursos que você usa para o registro e para preservar o sigilo, em linha com a Resolução CFP nº 09/2024. Uma frase na sessão, ou um parágrafo no contrato, resolve.
O que conferir num sistema antes de assinar
O Manual Orientativo não indica produto, mas deixa claro o que você precisa verificar. Esta lista sai dele:
- Autenticidade e segurança do conteúdo. Antes de registrar em plataforma eletrônica, confirme que ela assegura as duas coisas (nota 3 do manual).
- A estrutura mínima do prontuário. Plataformas prontas precisam comportar o que a Resolução 001/2009 pede: identificação, avaliação de demanda e objetivos, evolução, encaminhamento ou encerramento, cópias dos documentos emitidos e um espaço de acesso restrito para resultados de instrumentos. Se o formato não comporta, você pode ter que adaptar durante uma fiscalização (nota 4).
- Acesso só seu. Senhas pessoais e intransferíveis, em computador de uso privativo (capítulo de guarda).
- As cláusulas de descarte. Em plataforma paga, o manual pede que você leia desde a adesão o que acontece com os arquivos ao final, porque o descarte digital deve ser definitivo, sem cópias.
- O custo e o tempo de aprender. O próprio manual lista investimento e treinamento como desvantagens do meio informatizado. Vale saber quanto custa por mês e quanto tempo leva para começar.
- O que é e o que não é assinatura. O manual lembra que a assinatura com certificado ICP-Brasil tem validade jurídica plena e que a Lei 14.063/2020 reconhece três tipos de assinatura eletrônica. Pergunte se o sistema oferece alguma, e de que tipo.
Se você ainda está decidindo se vale pagar por um sistema, a conta de tempo e de dinheiro está em vale a pena pagar por um sistema de gestão do consultório?.
Onde um sistema ajuda, e onde não ajuda
O que nenhum sistema resolve. As pastas antigas continuam sendo suas: o armário com chave, o prazo de guarda, a fragmentação no final. Nenhuma ferramenta transforma um escaneamento caseiro no original, e nenhuma decide por você entre 5 e 20 anos.
O que muda de verdade. Daqui para frente, a evolução de cada sessão fica num lugar com senha, achável em segundos, que não molha, não se perde no transporte e não depende da sua letra. E se o celular sumir, o registro continua onde estava. O que fazer nesse dia está em perdi o celular com os dados dos pacientes.
Na Plenne, o prontuário eletrônico é por paciente, com histórico de versões e backup diário. Dá para anexar PDF e imagens a uma sessão (até 10 arquivos de 10 MB cada), o que serve para ter à mão uma página antiga que você consulta sempre. Essa imagem é uma cópia de consulta, e o original continua no armário. O registro pode ser bloqueado contra edições, mas esse bloqueio é reversível e não é assinatura digital. A criptografia AES-256 do conteúdo do prontuário está em implementação desde junho de 2026; ela protege o conteúdo armazenado e não é criptografia ponta a ponta.
E a migração? Você começa sem migrar nada. O paciente é cadastrado quando volta para a próxima sessão, e o histórico antigo fica onde está, na pasta, com a nota de corte na última folha.
Leia também
- 5 Documentos Obrigatórios no Consultório de Psicologia (CRP): o que precisa existir no arquivo, em papel ou no sistema.
- Pediram seu prontuário: o que entregar ao paciente, ao advogado e ao juiz: quando alguém pede acesso ao que você guardou.
- IA na psicologia: como usar sem ferir ética e sigilo: se o sistema novo tiver recursos de IA no registro.
- Atendimento online: o contrato que o CFP exige antes da primeira sessão: onde cabe a frase que avisa o paciente sobre o registro digital.
Para fechar
Trocar o caderno por um sistema não é um projeto de arquivo. É uma data.
Antes dela, o papel: guardado, com chave, pelo prazo que valer para cada paciente. Depois dela, o sistema. Entre os dois, uma nota de cada lado dizendo onde está a outra parte.
O armário não esvazia no dia da troca. Ele só para de crescer.
Se quiser ver como fica o primeiro registro depois da data de corte, o teste grátis da Plenne não pede cartão.
Fontes consultadas em 16/10/2026: Lei nº 13.787/2018 (arts. 1º a 6º), Planalto · CFP, Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (2025), pp. 18 a 21, 38, 41 e 42 · Resolução CFP nº 001/2009, com a redação da Resolução CFP nº 05/2010, arts. 1º, 2º e 4º, CRP-SP.